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Geschäftsordnung des Vorstandsrates der DPG

§ 1 Zweck und Gültigkeitsbereich

  1. Diese Geschäftsordnung gibt sich der Vorstandsrat der Deutschen Physikalischen Gesellschaft (DPG) gemäß §25 (2) der Satzung der DPG (DPGS); sie regelt die Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen des Vorstandsrats oder briefliche Abstimmungen.
  2. In Angelegenheiten des Vorstandsrats, die von dieser Geschäftsordnung nicht ausdrücklich erfaßt sind, ist so zu verfahren, daß der Vorstandsrat seine Aufgaben bestmöglich erfüllen kann. Wegen der häufig wechselnden Zusammensetzung des Vorstandsrats ist dabei auf eine umfassende, die Kontinuität wahrende Information seiner Mitglieder besonders zu achten.

§ 2 Sitzungen des Vorstandsrats:

  1. Die Präsidentin bzw. der Präsident veranlaßt, daß Ort und Termin der regulären Sitzungen durch Beschluß des Vorstandsrats festgelegt werden.
  2. Anträge auf Sondersitzungen nach §25 (1) DPGS können jederzeit in schriftlicher Form von jedem Mitglied des Vorstandsrats (§§22 und 23 DPGS) an die Geschäftsstelle der DPG oder an die Präsidentin bzw. den Präsidenten gestellt werden. Diese Anträge sollen den Grund für die Sondersitzung (Stichwort) und möglichst einen Orts- und Terminvorschlag enthalten; sie müssen Namen und Unterschrift des Mitglieds tragen.
  3. Eine Sondersitzung gilt zu dem Zeitpunkt als beantragt, in dem die satzungsmäßig erforderliche Zahl der Anträge nach §25 (1) DPGS erreicht ist (Antragszeitpunkt).
  4. Ort und Termin der Sondersitzung werden, sofern sie nicht aus der Mehrheit der eingegangenen Anträge eindeutig hervorgehen, von der Präsidentin bzw. vom Präsidenten festgelegt. Zwischen Antragszeitpunkt und Sondersitzung dürfen nicht mehr als 3 Monate vergehen; diese Frist sowie die Fristen nach § 3 (1) sind geeignet zu verkürzen, sofern der Grund der Sondersitzung es verlangt.

§ 3 Vorbereitung der Sitzungen:

  1. Die Präsidentin bzw. der Präsident lädt die Vorstandsrats-Mitglieder spätestens 6 Wochen vor dem festgelegten Termin brieflich zur Sitzung ein. Die Sitzungsunterlagen einschließlich der Tagesordnung sollen den Vorstandsrats-Mitgliedern spätestens drei Wochen vor der Vorstandsrats-Sitzung vom Vorstand zugeleitet werden.
  2. Die Sitzungsunterlagen enthalten zu anstehenden Beschlüssen vollständige Informationen und in der Regel vorformulierte Beschlußvorlagen als Vorschlag. Turnusmäßige Berichte von Organen der DPG an den Vorstandsrat werden soweit wie möglich in schriftlicher Form den Sitzungsunterlagen beigefügt. Neue Mitglieder des Vorstandsrats erhalten zusätzlich das Protokoll der vorangegangenen Vorstandsrats-Sitzung sowie den Hinweis auf die gültige Satzung der DPG und auf diese Geschäfts-ordnung.
  3. Tischvorlagen zu Beschlüssen sollten nach Möglichkeit vermieden werden.
  4. Die Unterlagen enthalten eine fortgeschriebene Aufstellung der innerhalb der folgenden 12 Monate vorhersehbar durch den Vorstandsrat zu treffenden Personalentscheidungen. Die Diskussion über vorgeschlagene Persönlichkeiten ist ein ständiger Tagesordnungspunkt der Vorstandsrats-Sitzungen.
  5. Stehen im Vorstandsrat Entscheidungen von großer Tragweite an, so bemühen sich Vorstand und Vorstandsrat gleichermaßen, die DPG-Mitglieder im Gesellschaftsorgan der DPG vorab darüber zu informieren.
  6. Die Räumlichkeiten der Sitzung werden von der Präsidentin bzw. vom Präsidenten unter Berücksichtigung der Zahl und Arbeitsmöglichkeit der teilnehmenden Vorstandsrats-Mitglieder ausgewählt, ggf. unter Beauftragung einer örtlichen Veranstaltungsleitung.

§ 4 Durchführung der Vorstandsratssitzungen

  1. Die Vorstandsrats-Sitzungen sind nicht öffentlich. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten können die Präsidentin bzw. der Präsident oder der Vorstandsrat auf Antrag seiner Mitglieder Gäste zulassen.
  2. Wahlen und Beschlüsse zu Bestellungen, Ernennungen oder Abbestellungen von Personen sind schriftlich und geheim. Ihnen geht eine Diskussion in Abwesenheit Kandidatinnen bzw. der Kandidaten voraus. Grundsätzliche Voraussetzung für eine Personalentscheidung ist die vorherige schriftliche Information des Vorstandsrats über die zur Abstimmung stehenden Personen gemäß §3; ausgenommen hiervon sind Wahlen von Kommissionen für zeitlich begrenzte Aufgaben (§6).

§ 5 Briefliche Beschlüsse

  1. Briefliche Beschlüsse des Vorstandsrats (§ 25(2) DPGS) werden von der Präsidentin bzw. vom Präsidenten veranlaßt. Sie sind möglichst auf einen Einzelbeschluß zu beschränken. Ihre Dringlichkeit ist spätestens auf der nächsten Vorstandsrats-Sitzung zu begründen; dort erfolgt auch die Bekanntgabe des Ergebnisses.
  2. Aufforderungen zu brieflichen Beschlüssen enthalten:
    • eine möglichst vollständige Information zu dem (ggf. jedem) Beschlußvorgang,
    • auf einem getrennten Formblatt (Stimmzettel) mindestens zwei vorformulierte alternative Beschlußvorschläge zu jedem Vorgang, über die durch Ankreuzen abgestimmt wird. Zusätzlich gibt es eine weitere Möglichkeit mit dem Wortlaut "Ich stimme für keinen der Beschlußvorschläge und verlange, daß dieser Vorgang auf der nächsten Vorstandsratssitzung zur Abstimmung kommt (Ablehnung des brieflichen Beschlußverfahrens)",
    • genaue Anweisungen zum Ausfüllen und termingerechten Einsenden eines gültigen Stimmzettels. Stimmzettel für Personalbeschlüsse sind durch geeignete Maßnahmen anonym zu halten.
  3. Aufforderungen zu brieflichen Beschlüssen werden zeitgleich an alle Mitglieder nach §22 DPGS versandt. Die Frist bis zum Eingang gültiger Stimmzettel wird darin bekannt gegeben; sie beträgt in der Regel 3 Wochen.
  4. Die Auszählung der gültigen Stimmen unterscheidet zwischen Stimmen zur Ablehnung des brieflichen Beschlußverfahrens und Reststimmen.
  5. Das briefliche Beschlußverfahren gilt als nicht erfolgt, wenn mehr als die Hälfte der gültigen Stimmen das briefliche Beschlußverfahren ablehnt, im Falle von Abstimmungen nach §25 (2a - d) DPGS auch, wenn die Zahl der gültigen Reststimmen weniger als die Hälfte der stimmberechtigten Mitgliederzahl beträgt. Andernfalls entscheidet die Mehrheit der gültigen Reststimmen über jeden der vorformulierten Beschlußvorschläge.

§ 6 Kommissionen

  1. Kommissionen des Vorstandsrates (§ 24 (11) DPGS) als Arbeitsausschüsse für Daueraufgaben oder für zeitlich begrenzte Aufgaben der DPG können vom Vorstandsrat auf Antrag eines Mitglieds eingesetzt werden und sind dem Vorstandsrat berichtspflichtig. Sie arbeiten in der Regel eng mit dem Vorstand zusammen und unterstützen ihn in seiner Arbeit.
  2. Der Vorstandsrat wählt gemäß §4(2) die Mitglieder einer Kommission (im Regelfall nicht mehr als fünf) aus dem Kreis seiner Mitglieder. Bei Bedarf können nicht dem Vorstandsrat angehörende Kommissionsmitglieder hinzu berufen werden. Vorbehaltlich des Absatz (3) erlischt die Mitgliedschaft in einer Kommission nicht mit dem Ausscheiden eines Mitglieds aus dem Vorstandsrat.
  3. Der Vorstandsrat kann jederzeit eine Kommission auflösen oder ihre Zusammensetzung und Aufgabenbereiche ändern.

§ 7 Inkrafttreten

  1. Diese Geschäftsordnung tritt durch Beschluß des Vorstandsrats vom 12. November 1999 in Kraft.
  2. (1) Änderung durch Beschluss des Vorstandsrates am 11. November 2000
    (2) Änderung durch Beschluss des Vorstandsrates am 15. November 2003.
 
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